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安德鲁·克斯比的邮箱里有7千封电邮。在某些人看来，这不算多。但他到现在的软件公司任职才刚刚一年，所以电子邮箱还没塞到失控的程度。
安德鲁是软件公司Relax Gaming的高管，与分布在全欧洲的八个办公室联系，他平均每天大约发送140封电邮。
他说：“你必须有选择性地接收发送邮件，选择那些跟你有关的，因为人家抄送到你邮箱的邮件太多了，很多跟你一毛钱关系也没有。”
这就是电子邮件的问题所在。那封全年度对你最重要的唯一一封邮件，很可能被埋没在堆积如山的邮件中，你根本就没看见。
电邮综合症
电邮堆在邮箱里成千上万，不仅关系到工作效率问题，还对身体健康有害。
曼彻斯特大学研究机构心理问题的加利·库珀（Cary Cooper）教授说：“邮箱里邮件太多，会让人生病。”
他的研究发现，邮箱里存着很多没处理的邮件与工作量太大带来的压力有关联。
他说：“问题是没有很好的指引告诉人们怎样才是使用电邮的最好办法，哪些是我们使用电邮时不应该做的事情。”
“我们抄送给所有人，而不是那一两个我们真正需要去沟通的人。部门经理如果不是万不得已，绝不能在下班时间给下属发电邮。”
“在星期五晚上发邮件给别人，还告诉对方可以等到周一才处理，这么做根本没有意义，因为人们收到之后会担心，十之八九会在周末就把事情做了。”
不过，库珀教授并没有说电邮应该完全彻底杜绝使用。
“电邮是与人保持联络的好方式，特别是跟远在偏僻地方的人。它也是传送资料、数据等的好方法。电邮本身是没有问题的，有问题的是人们使用它的方式。”
强制不在线
针对使用电邮所带来的问题，法国已经采取行动加以解决。2017年，法国立法要求各家公司拿出行动计划确保员工有“不在线”的权利，在下班之后不必受工作邮件的干扰。
2018年8月，英国公司Rentokil Initial的法国分公司被裁定违反了这一法规，必须赔偿一名员工6万欧元。
虽然英国并没有类似的法律条规，但是有些公司已经开始采取行动。
为慈善组织负责筹募资金的市场推广公司Platypus Digital自2014年成立以来，就禁止员工在内部沟通时使用电子邮件。任何员工发送电邮给公司同事，将给慈善机构捐5镑钱作为警示。
该公司经理迈特·柯林斯（Matt Collins）说，“我们都在慈善机构或商业公司里工作过较长时间，都体会过内部电邮泛滥的问题，这一问题的结果就是我们一天绝大部分的时间都被毫无必要地浪费在向同事通报最新情况。”
这家有7名员工的公司利用短信服务和谷歌的文件共享软件等其他办公软件服务彼此沟通。
柯林斯说，用这些工具，更加有效也更好玩。
邮件天天清
但是，如果你在一家大机构工作怎么办呢？你不用电邮办不成事情怎么办。
纽约一家律师事务所的经理克莱尔·高德森半年前决定尝试“收件邮箱随时清空”的办法，从那时起她一直大力宣传这么做的好处。这种办法就是严格管理你的邮箱，最理想的状态是不让收件箱里留下任何未处理的邮件。
网上其实有很多如何处理电子邮件的各种建议，这些建议综合起来不外乎一个要诀：对你收到的每封邮件都必须有所行动。
克莱尔·高德森说：“我现在对电邮的办法是完全革命化的。我再也不必担心邮箱里还有邮件没有处理，或者忘了处理。”
“这样的工作方式很有满足感，我觉得效率更高，精神上也更加轻松了。”
不过高德森承认，对很多人来说，这么做有很多障碍。
“很多人觉得你根本做不到，他们觉得你一定是不停地查邮箱，删除或者分类。实际情况并不是这样。”
还有人认为她肯定是工作不够忙碌才可以这样。对此她也不同意。她说：“你越忙，越需要有条理。”
无论怎样，对绝大多数人来说，每天把邮件全部处理分类清空根本就做不到。
职场好帮手
美国一家公司Slack认为，谁要是能解决电邮积压问题，“就会成为世界上最重要的软件公司”，而这家公司提供的服务之一，就是让员工互通信息，协作项目。
据称，目前已经有60万家机构使用Slack公司的服务。Slack的创办人，就是对电子邮件伤透脑筋后才推出这项服务的。
在Slack服务中，员工按群互通信息，而不是按个人信箱。虽然这家公司在三年中损失了4.2亿美元，但现在已经计划公司上市了。
本文最开始提到的那位安德鲁，就使用Slack，也很喜欢它的服务，尽管这样，他的电邮信箱中仍然攒下了7千封邮件。
包括微软在内的其他公司也在努力解决电邮问题，现在微软被Slack视为最大的竞争对手。微软在2017年推出了“微软团队”（Microsoft Teams）目前据称有50万家公司在使用。
而脸书（Facebook）也有一个团队互通信息的群聊工具叫职场（Workplace）。
秘诀？
虽然很多人谈起这些办公室里的群聊工具都眉飞色舞，但是这些工具似乎并不能完全替代电子邮件。电邮仍然是与外部联系的最好方式。
柯林斯先生说，用电邮的秘诀就是使用时严格把关。他在所有发出去的文件中都附了一个说明，解释自己用电邮的守则，提醒联系人他的邮件将尽量简短，除非对方是现在的客户，否则不要期待他很快回复。
他说很多人都喜欢这份守则，而且好像很有效果。等我再问他时，他的邮箱里只剩下20几封邮件没有处理。
当然，上面推荐的这些做法如果还是太费力了，那么你可能就只能考虑破罐子破摔这一招了。
这个办法就是让邮件都堆在那里，对它们视而不见，就像债多不愁一样，你反而彻底解脱了自己的内疚和焦虑。
不过，要注意的是，千万不要错过老板通知你加薪的那封邮件啊。
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