整理文件基本原则 “全部丢掉”

工作空间里没有东西比文件更麻烦的了，不知不觉就堆积如山。纸张很薄，我们常常没多想就留下。但等到需要整理的时候，过程就会很费时，因为还得确认上面的内容。更糟的是，累积的纸张愈多，要找到想要的文件或报告就愈花时间，想把文件整理好也更加困难。整理达人教你快速归纳心法，快来看看吧！

整理文件基本原则 “全部丢掉”整理完书之后，下一个类别就是文件。整理工作空间时，文件通常是最耗时的一类。即使现今智慧型手机和平板已经无所不在，纸本的数量也大幅减少，我们还是很容易累积一大堆纸张。

整理文件的基本原则是“全部丢掉”。每次听到我这么说，客户都会目瞪口呆。我当然不是说要完全消灭纸张，只是想表达我们需要多强大的决心，才能只留下真正需要的文件，并把其余的全部丢掉。

工作空间里没有东西比文件更麻烦的了，不知不觉就堆积如山。纸张很薄，我们常常没多想就留下。但等到需要整理的时候，过程就会很费时，因为还得确认上面的内容。更糟的是，累积的纸张愈多，要找到想要的文件或报告就愈花时间，想把文件整理好也更加困难。

因此，我建议另外拨出时间专门整理文件。

跟其他类别一样，先把所有文件集中在一起一一检视。文件是唯一无法问自己心动与否、根据答案来选择去留的类别。你必须先检查内容。即使是信封里的信件也要拿出来一一检查，以免有广告传单或不想要的纸张夹在里面。

浏览内容时顺便分类，会有事半功倍的效果，这样之后要归档会更快速、容易。文件可大致分为“待办”“必存”“想存”这三类。

待办文件“待办文件”包括需要采取行动的文件，例如未付账单和必须检阅的提案。我建议把这些文件都放在一个直立式的文件盒里，直到你处理完毕为止，这样就不会跟其他类别的文件混在一起。

必须存留的文件接下来，我们来看看“必须存留的文件”。按照规定，某些报告、声明、合约和文件得保留一段特定的时间，无论它们是否让人心动。按照类别来整理这些文件，再放进档案柜或架上的资料夹归档。

如果不需要留正本，也可以扫描后再存电子档。这样的话，与其边整理边扫描，不如先把“待扫描”的文件放在一起，之后再一口气扫描完。不过，扫描文件有隐藏的危险，之后我会再讨论。

想留下来的文件最后一类是你因为某些原因“想留下来的文件”。有可能是你想留作参考或给你心动感受的文件。要不要留下这些文件，完全由你自己决定。不过，“只是因为⋯⋯”而留下来的东西，常会有再变乱的问题，所以请记住整理文件的基本原则就是“全部丢掉”。

上整理课时，学员要是对于哪些文件该留、哪些该丢犹豫不决，我就会针对每份文件问一连串的问题。比方：“你什么时候需要用到它？”“保留多久了？”“你多常重看？”“在网路上找得到一样的内容吗？”“你电脑里有存档吗？”“没有它会很麻烦吗？”“它真的让你心动吗？”

如果你难以决定某些文件的去留，不要轻易放过自己，好好把握这个宝贵的机会。问自己一些困难的问题，彻彻底底把文件整理一遍，以后就不用再进行这么大规模的整理工作。

假如“全部丢掉”这个前提让你却步，试着想像我走进你的办公室，宣称我要用碎纸机处理掉你所有的文件时，你会怎么做？你会急着把哪些文件从碎纸机里救出来？

看工作类型而定，或许你会发现几乎所有文件都可以进碎纸机。有位高中老师告诉我，她把所有重要文件都数位化，彻底清空了两个档案柜，也提升了工作效率。

我认识的一名公司经理，则是习惯一拿到文件就决定需不需要保存下来，如果不需要就当场进碎纸机，从此告别纸张愈堆愈高的烦恼。但使用碎纸机时确实要小心，这位经理就是因为动作太快，不小心将一名员工的辞呈送进碎纸机，信跟信封都无一幸免。