邮件是国外企业的第一沟通工具

2023年3月19日 491点热度 0人点赞刘润 0条评论

我曾在微软工作近十四年，深刻知道，邮件确实是国外企业（尤其是美国）的第一沟通工具。我们在入职的时候，甚至经受过写邮件的培训。开头怎么写，字体怎么选，结尾怎么说，微妙的情绪怎么拿捏。等等等等。

大家确实很喜欢用邮件，也很依赖用邮件。想想黑莓。之所以那么火，就是因为有两点：1）实体键盘；2）push mail 的服务。所谓 push mail，就是把异步的邮件，变成实时通知。看看黑莓曾经的成功，你就知道邮件是多重要了。

我过去十几年收发的邮件，有几十个 G 的大小。所有这些邮件，我还都一直存着。有时也会翻出来看看。我在微软技术部门时，就是在邮件产品部门。所以对邮件更理解。

所以，说说我的看法。

国外喜欢用邮件，或者说中国人不喜欢用邮件，有三个原因。

第一，就是企业邮件的普及。

虽然我们也曾经有过新浪邮件，QQ 邮箱，网易邮箱，但这些都是 “个人邮箱”。

@microsoft.com，这是企业邮箱。@qq.com，这是个人邮箱。

很多公司给我发邮件时，都是 qq 邮箱。我就知道，这家公司还没有完成内部信息化。在用免费的网络邮箱。

为什么企业邮箱很重要？假如你公司有 1000 人，每个人都用自己的 qq 邮箱，你怎么记得住每一个人？拿小本子记吗？这就阻碍了内部协同。而当你用了企业邮箱后，从 “组织通讯录” 里选人发邮件，才能真正提高协同效率。

美国的企业邮箱普及率很高。有了企业邮箱，就相当于有了一套 “账户系统”。基于这套账户系统，慢慢开花结果，长出了各种各样的协同方式，甚至邮件文化。

中国也有公司尝试过做企业邮箱。比如张小龙。他的 foxmail 卖给腾讯后，做了腾讯企业邮箱。但一直没有成为主流。

第二，写邮件能力开始了逆向选择。

一旦邮件变成了人的第一工具，工具就会反过来逆向选择人。

你会不会起标题？懂不懂结构化表达？知不知道什么时候用 “回复”，什么时候用 “全部回复” 更礼貌？把谁放在 “抄送” 栏，符合规矩？什么时候用 “密送”？什么时候该回复，什么时候重启一封新邮件？如何不用一直看电脑，但又让人感觉自己无时不在？请假或者出差，如何设定 “Out-Of-Office” 的消息？该不该用颜色、加粗、大字、下划线强调自己的句子？

能极好地掌握这些明规则和潜规则，才能在从来没有见过面的人当中，获得对方的认可，好感，甚至支持。他们更有机会做得比别人好。相反，不会写邮件的人，就会有晋升的障碍。

写好邮件，不是晋升充分条件，但一定是必要条件。你读一些高管的邮件，会感觉，有一些邮件，已经不是邮件是技术了，而是表达的艺术。

逐渐，每一个重要岗位上的人，都是写邮件的高手。这就是土壤。这个土壤，又会继续逆向选择。写邮件，就变成了见面之外的，第二礼仪。

第三，然后移动互联网来了。

然后，移动互联网来了。WhatsApp 来了。微信来了。这种极高效的即时沟通工具来了。

什么是即时沟通？

我刚才说，邮件是异步沟通。我发邮件的时候，你不一定在电脑旁。我先发，你有空再看。但是即时沟通，是我拿着手机，你也拿着手机，我们同时聊。

即时沟通，当然比异步沟通效率高。但是，也有缺点。那就是不结构化。所以，各有优缺点。

但是，但是，但是，写不结构化的东西，要容易啊。

这就像内容产品，从公众号到视频号，是势不可挡的。为什么？因为写文章的难度，远远大于拿手机自拍。能拍视频的人，远远多于能写文章的人。所以，不管你多喜欢公众号，视频号都是未来。

但是，我们在从不同的起点，走向那个未来。中国企业因为没有经历过完整的邮件时代，所以直接从电话时代，走向微信时代。而美国呢，则是从邮件时代，走向 WhatsApp 时代。

对中国个人和企业来说，从电话迁移到微信，太容易了。本质这两个都即时沟通工具。但对美国企业来说，从邮件迁移到 WhatsApp，就难很多。因为要从异步沟通，迁移到即时沟通。这意味着，他们在邮件时代建立的所有社会共识和文化，都要推倒重来。